Ay: Temmuz 2022

Zamanını planlamak ve kontrol etmek isteyen herkesin uyguladığı klasik yöntemlerden birisi ajanda yazmak ya da ajanda tutmak. Son zamanlarda bullet journal, zamansız ajanda, akademik ajanda gibi farklı ürünler ve tekniklerin yanı sıra bu alanda kullanışlı dijital uygulamaların da ortaya çıkmasıyla ajanda kullanımı çok yaygın ve kapsamlı boyutlara ulaştı diyebiliriz.

Bir süredir uyguladığım, zamanımı kullanışımı değiştiren ve beni geliştirdiğini düşündüğüm bir ajanda kullanımı ve zaman planlama yöntemim var. Ve bu yöntemin ya da sistemin önünde bir hedefi olanlar, hedefe doğru az ya da çok ilerleme kaydetmek isteyenler, ya da düzenli olarak gerçekleştirmesi gereken işler olanlar ve bu doğrultuda zamanını yönetmeyi isteyenler için verimli olacağına inanıyorum.

Bahsettiğim sistemin iki temel özelliği var:

Birincisi günlük özelliği taşıması. Yani geçmişte ne ile meşgul olduğumu ve bu esnada ne hissettiğimi görmemi sağlaması.

İkincisi, yapılacaklara değil, yaptıklarıma odaklanması.

Planlama dediğimizde aslında yaşanmış olana değil yaşanacak olana yönelik bir girişimi ima etmiş oluyoruz. O yüzden yapılacaklara değil de yaptıklarıma odaklanmanın zaman planlaması açısından ne anlam ifade ettiği sorusu doğacaktır kaçınılmaz olarak. Buna da sistemin detaylarını verdikten sonra değineceğim.

Benim için de çoğu insan için olduğu gibi zaman dört temel parçadan oluşuyor: gün, hafta, ay ve yıl.

Çok basit bir şey söyleyeceğim: Yıllarımızı nasıl geçirdiğimizi günlerimizi nasıl geçirdiğimiz belirler. Yani ömrümüzü nasıl geçirdiğimiz aslında günlerimize bağlı. Dolayısıyla bir bütün olarak yılı nasıl geçireceğimi doğrudan belirleyemediğim için en akıllıca olan en küçük birim olan günden hareket ederek en büyük birime yani yıla ulaşmak. Dolayısıyla benim kullandığım ajandada her bir gün için ayrılmış en az bir sayfa olmalı.

GÜN:

Bir günüme ayırdığım sayfada üç ana temaya yer veriyorum.

1. Ne yapacağım? Bu kısmı günün başında sabah ya da çalışmaya ne zaman başladıysam o vakitte tanımlıyorum. Bu kısma aslında çok odaklanmıyorum eğer acil ve değiştirilemez şeyler varsa yazıyorum, mesela o gün dersim varsa yazıyorum. Diğer taraftan zaten önceki günden devam eden işler olduğu için ne yapacağımı da biliyor oluyorum. Benim için esas önemli olan ikinci tema.
2. Ne yaptım? gün içinde yaptıklarımdan oluşuyor. Bu bölümü gün içinde ara ara yazıyorum. Gözme çarpan bir şey olursa ya da unutmamam gereken bir konu ile karşılaşırsam ya da en basitinden aklıma bir fikir gelirse hemen not alıyorum. Bazen çalışmam ile ilgili, bazen de duygularım ile ilgili notlar oluyor.  
3. Nerede kaldım? Nereden devam edeceğim? Bu kısmı ise gün sonunda, çalışmayı bitirdiğimde yazıyorum. Yaptığım şeyleri yazmak günü ne şekilde geçirdiğimi değerlendirmemi sağlıyor. Nerede kaldığımı ve nereden devam etmem gerektiğini yazmak ise ertesi gün masaya oturduğumda doğrudan, hiç oyalanmadan işime dönüp odaklanmamı sağlıyor. O yüzden her gün çalışmaya başlamadan önce bir önceki günün sayfasını muhakkak gözden geçiririm. Dolayısıyla bir günü bitirirken ertesi günün de taslağını az çok belirlemiş oluyorum.

HAFTA

Hafta tamamlandığında  haftalık olarak yeni bir değerlendirme ve planlama kısmına geliyoruz. Bunun için de yine en az bir sayfaya ihtiyacım var. Burada beş tane değerlendirme kriterim var. Bunlardan üç tanesi biten hafta ile, iki tanesi de gelecek hafta ile ilgili.

1. Haftaya puanım kaç olurdu ve neden? Bu soruyu cevaplarken doldurduğum sayfaları gözden geçirip 10 üzerinden bir verimlilik skoru belirliyorum ve neden bu skoru verdiğimi açıklıyorum. Mesela gerçek bir örnek vereyim, ders döneminin ilk haftası derslerle kendi çalışmalarım arasında denge kurmakta zorlanmışım ve verimsiz bir hafta geçirdiğimi düşünmüşüm, o yüzden o haftaya 6 puan vermişim.
2. Bu hafta esas ne öğrendim. Burada o haftaya özel olarak tecrübelerimden hareketle bir çıkarımda bulunuyorum. Çok fazla uzatmadan tek bir çıkarım ile özetlemeye çalışıyorum. Mesela yetiştirmem gereken bir metin olan bir hafta daha çok keyif aldığım bir metinle uğraşıp son dakika sıkışmışım. O hafta “işi hafife alıp odak paylaşımı yerine yetişmesi gereken öncelikli işleri ele almalıyım.” yazmışım.
3. Bu haftanın kazanımları neler? Burada o hafta tamamladığım işler ya da yeni başladıklarımı yazıyorum. Yeni bir makaleye başladıysam onu yazıyorum, mesela bir kez kilo verdiğimi yazmışım. Yani kazanımları sadece akademi ile sınırlı tutmuyorum.
4. Önümdeki hafta yapmayı planladığım 3 şey. Buraya çok kısaca hangi işlere el atacağımı yazıyorum. Buna hali hazırda devam eden işler de dahil.
5. Önümdeki haftanın verimli geçmesi için ne yapacağım. Burada da çok da detaya girmeden önümdeki hafta işlerin yolunda gitmesi için ne yapacağımı yazıyorum. Mesela o hafta kütüphane ortamında çalışmam gerekiyordur, kendimi iyi hissetmek için bir şey yapmam gerekiyordur, o konulara değiniyorum. Ya da mesela biraz önce bahsettiğim dersler ile kendi çalışmalarımın dengesini kurmada zorlandığım hafta için bu soruya dikkat dağıtıcı şeylerden uzak duracağım diye cevap vermişim.

Burada özellikle belirtmek istediğim, her gününüz en azından benim her günüm bir olmuyor. Çocuklardan biri hastalanıyor, bakıcımın işi çıkıyor, ben hastalanıyorum… vs. o yüzden kişinin verim fetişi haline gelmemesi gerekiyor. Yani işinizi yapmadığınız ama diğer sorumluluklarınıza boğulduğunuz zamanlarda vicdan azabı çekmemek. Aslında benim bahsettiğim bu yöntem tam da buna iyi geliyor. Çünkü ben bu yöntemimle yapamadıklarıma değil aslında yaptıklarıma odaklanıyorum. Elimden gelenin aslında küçümsediğim kadar da az olmadığını görüyorsunuz.

AY:

Gelelim aylık değerlendirmeye yani en eğlenceli kısma. Neden eğlenceli olduğunu biraz sonra açıklayacağım. burada çok fazla bir kriterim olmuyor. 3 başlıktan oluşuyor değerlendirmelerim.

1. Aya puanım kaç ve neden? Burada hafta ortalamasını hesaplayıp bir değer biçiyorum ve açıklamasını yapıyorum.
2. Bu ay ne öğrendim? Aynı başlık hafta değerlendirmelerinde de bulunuyor. Onları ayrı başlıklar halinde ay değerlendirmesine ekliyorum.
3. Bu ay yaptıklarım ya da bu ayın kazanımları. Buraya ay içerisinde bütün yaptıklarımı yazıyorum. Sadece akademik olarak değil, kendimle, evle, çocuklarla alakalı şeyleri de yazıyorum. Mesela Şubat ayında oğlumu emzirmeyi sonlandırmışım. Biliyorum ki bu süreç hem oğlumun açısından hem de benim açımdan son derece meşakkatli ve birkaç gün süren bir süreç idi. Bunu tamamlamış olmak benim için kayda değer bir kazanım. Ya da yeni açılacak dersimin ders programını, haftalık içeriklerini tamamlamışım. Bir konferans bildirisi için özet yazıp göndermişim. Tek cümle ile yazılabilecek fakat günler süren çabanın ürünleri bunlar. Üstelik bunları hiçbir şey yapamadığımı sandığım bir dönemde yapmışım.

Bir çoğumuz için geçerli bir şey söyleyeceğim. Yapamadıklarımıza odaklanıp aslında yaptıklarımıza haksızlık ediyoruz. Yaptığınız işleri yazdığınızda aslında zannettiğinizden daha fazla iş yaptığınızı görebiliyorsunuz. . İşte bunu görmek en eğlenceli kısım ve genelde verdiğiniz puanların daha yüksek olması gerektiği sonucuna vardığınız kısım. Bu sebeple yapacaklarınızdan değil de yaptıklarınızdan hareketle bir zaman planlaması yapmak en azından benim açımdan zamanı daha verimli kullanmayı sağlıyor.

Bir şeyleri tamamladığını görmek kişiyi daha iyisini yapabilmek için motive edebiliyor. En azından elinizden geleni yaptığınızı görmenin verdiği haz çok kıymetli. Bu yüzden bence zamanı verimli hale getirecek en parlak fikir ajanda tutmak.

Yazının video versiyonu için: